اتوماسیون اداری چیست؟
در عصر حاضر، با بهره‌گیری از فناوری‌های موجود و همچنین خلاقیت‌ها و نوآوری‌های انسانی، محیط‌های کاری به‌طور مداوم در تلاش برای بهبود بهره‌وری و کارایی خود از طریق سیستم‌های اتوماسیون اداری هستند. تردیدی وجود ندارد که اتوماسیون و ابزارهای نرم‌افزاری می‌توانند به سازمان‌ها در بهینه‌سازی عملیات روزانه کمک کنند. با این حال، بسیاری از شرکت‌ها برای حفظ تعادل سیستم خود، از تغییرات و استفاده از سیستم‌های جدید به جای سیستم‌های سنتی تا حدی نگران هستند.
بنابراین لازم است با آگاهی از منافعی که این تغییرات برای سازمان به ارمغان می‌آورد، با اطمینان و برنامه‌ریزی این تغییرات را عملی کنند. خوشبختانه، امروزه اتوماسیون اداری به نقطه‌ای رسیده است که به‌صورت یکپارچه عملیاتی می‌شود و منحنی یادگیری پایینی برای کارمندان دارد.
تعریف اتوماسیون اداری
اول از همه، بیایید تعریف کنیم که اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی است که انواع مختلف سیستم‌ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای را توصیف می‌کند که با جمع‌آوری داده‌ها، ذخیره، انتقال، تغییر و استفاده از اطلاعات اداری در جهت اجرای وظایف، به مدیریت داده‌ها کمک می‌کند. اتوماسیون اداری به مدیریت داده ها کمک می کند و این امکان را فراهم می‌کند که داده‌ها بدون دخالت انسان جابه‌جا شوند و به‌این‌ترتیب خطر خطاهای دستی از بین برود. آنچه زمانی با ماشین تحریر آغاز شد، اکنون به سیستم‌ها و ابزارهای الکترونیکی متعددی تبدیل شده که نحوه کار افراد را تغییر داده است.
مزایای استفاده از اتوماسیون اداری
به هر حال، کسب‌وکارها برای مدیریت و انجام وظایف تا حد زیادی به ابزارهای اتوماسیون اداری وابسته‌اند. صرف نظر از میزان وابستگی، مزایای بسیاری برای استفاده از اتوماسیون اداری وجود دارد که عبارتند از:
- کاهش زمان و افزایش بهره‌وری در دستیابی و تعریف وظایف
- به حداقل رساندن خطاهای انسانی
- کاهش زمان پردازش برای تکمیل کار
- افزایش شفافیت و قابلیت‌های بهبود فرایند
- تصمیم‌گیری بهتر براساس داده‌ها و پیش‌بینی‌ها
- معیارهای پیشرفته برای کنترل و نظارت بر KPIها
- افزایش رضایت کارکنان و تسهیل ارتباطات بین کارکنان
- ارائه خدمات بهتر به مشتریان
ویژگی‌های اتوماسیون اداری
هنگام پیاده‌سازی اتوماسیون در سازمان، با دو تصمیم بزرگ روبرو خواهید شد. اول، باید مشخص کنید که چه چیزی را می‌خواهید خودکار کنید و دوم، ابزار مناسب برای انجام این کار کدام است؟
بیایید ابتدا ویژگی‌هایی که یک سیستم اتوماسیون اداری باید داشته باشد را بررسی کنیم و سپس به مفاهیمی مانند: BPM، ERP و RPA بپردازیم.
یک سیستم اتوماسیون اداری باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
طراحی آسان گردش کار:
ابزارهای اتوماسیون اداری باید کار کارکنان را آسان‌تر کنند، نه اینکه بر پیچیدگی‌ها بیافزایند. این بدان معناست که گردش کار و محیط طراحی آن باید گرافیکی باشد و به سادگی و بدون نیاز به کدنویسی انجام شود. کاربران باید بتوانند فرایندهای داخلی مانند تطبیق حساب‌ها را بدون نیاز به تیم فناوری اطلاعات خودشان انجام دهند.
سازگاری با پلتفرم‌های مختلف:
در دنیای امروز، کارکنان و مدیران کسبوکار همیشه در حال جابجایی هستند. داشتن ابزاری که با پلتفرم‌های مختلف سازگار و در دسترس باشد به معنای آن است که هیچ‌گاه اطلاعاتی از دست نمی‌دهید.
یکپارچگی:
احتمالاً تاکنون از ابزارهای اتوماسیون اداری، همچون: Slack، Google Sheets، Dropbox، Salesforce، و Mailchimp استفاده کرده‌اید. اگر این ابزارها بتوانند با یکدیگر ارتباط داشته باشند و برای انجام فعالیت‌ها نیازی به استفاده از نرم‌افزارهای مختلف نباشد و بتوانید از یک محیط یکپارچه برای کلیه کارها استفاده کنید، به کارایی بیشتری دست خواهید یافت.
ارائه گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها:
برای مدیریت کسبوکار، باید کنترل کاملی بر فرایندها و نحوه کار کارکنان داشته باشید. ابزارهای اتوماسیون اداری به خوبی می‌توانند گزارش‌ها و تجزیه‌وتحلیل‌های دقیق از داده‌ها و عملکردهای روزانه شما ارائه دهند.
کنترل دسترسی:
یکی از مهم‌ترین ملاحظات در ابزارهای مرتبط با داده‌ها، کنترل دسترسی است. سیستم‌های اتوماسیون اداری باید امکان مدیریت دسترسی‌ها را برای مدیران فراهم کنند تا امکان مشاهده و پیگیری تغییرات به درستی وجود داشته باشد. به عنوان مثال، این امکان را ایجاد کند تا بررسی شود چه کسی و در چه زمانی تغییراتی بر روی داده‌ها ایجاد کرده است تا مسیرهای حسابرسی، معتبر و دقیق باشند.
ارائه آموزش مناسب:
ابزار اتوماسیون اداری، زمانی به بهترین شکل کار می‌کند که کاربران آموزش‌های لازم را دیده باشند. حتی اگر ابزارها کاربری آسانی داشته باشند، آموزش و پشتیبانی برای استفاده بهینه از آنها ضروری است.
به عنوان یک نکته آموزشی می توان گفت که شما برای بهبود کسبوکار خود به عنوان رهبر کسب و کار، می‌توانید از فرهنگی که علاقه به تغییر و بهبود مستمر دارد، حمایت کنید. یکی از راه‌های انجام این کار، تمرین بهبود مستمر در فرایندهای کاری است.
مفاهیمی مهم اتوماسیون اداری
برای انتخاب اتوماسیون اداری متناسب با مدل کسبوکار خود، ابتدا لازم است با برخی از مفاهیم آشنا باشید تا بتوانید آنها را با هم مقایسه نموده و مزایا و معایب هر یک را بسنجید. این مفاهیم عبارتند از: BPM، ERP و RPA.
ERP چیست؟
ERP یا Enterprise Resource Planning نرم‌افزاری است که مجموعه‌ای از برنامه‌ها را برای جمع‌آوری و مدیریت داده‌ها ادغام می‌کند. این ابزار شامل ماژول‌های تخصصی، مانند: مالی، حسابداری، تولید، منابع انسانی و… است که برای کنترل و سازماندهی اطلاعات شرکت، یکپارچه‌سازی و مدیریت منابع و فرایندها به منظور بهینه‌سازی مدیریت شرکت، کاهش هزینه‌ها و به حداقل رساندن ریسک‌ها به کار می‌رود.
BPM چیست؟
اگر وبلاگ ما را دنبال می‌کنید، ممکن است برخی از مقالات ما در مورد مدیریت فرایند کسبوکار (BPM) را خوانده باشید. BPM یا Business Process Management ابزاری برای بهبود عملکرد عملیاتی و چابکی یک شرکت است. این سیستم به مدیریت فرایندها کمک نموده و به شرکت‌ها امکان می‌دهد که با سازگاری و سرعت بیشتری به تغییرات پاسخ دهند. BPM در هماهنگ‌سازی فرایندها و اطلاعات شرکت با هدف بهبود کارایی و تصمیم‌گیری مؤثر کمک می‌کند.
در بحث اتوماسیون اداری می‌توان گفت که BPM یک روش مدیریت قابل تنظیم است که با هدف سازماندهی و تسهیل فرایندهای سازمانی با پیچیدگی کم یا زیاد، داخلی یا خارجی، در شرکت‌ها توسعه یافته است.
سیستم‌های BPM با چشم‌اندازی معطوف به فرایندها، یکپارچه‌سازی‌ها و مدیریت، با هدف اجازه دادن به کنترل سراسری تمام داده‌ها، اسناد شرکت، شکاف مهمی را که توسط ERP باقی مانده است را پر می‌کند و اطلاعات به صورت یکپارچه در آن جریان می‌یابد.
RPA چیست؟
RPA یا Robotic Process Automation فناوری است که به شما امکان می‌دهد کارهای تکراری و روزمره را از انسان به یک ربات محول کنید. این فناوری برای انجام عملیات استاندارد و تکراری توسط ربات‌ها به‌کار رفته و تقریبا می‌توان گفت که سریعتر و بدون اشتباه انجام می‌گیرد.
ویژگی استفاده از ربات‌ها:
- به طور میانگین از یک شخص سریعتر کار می‌کنند
- نسبت به “عامل انسانی” بدون اشتباه کار می‌کنند
- به تعطیلات آخر هفته و استراحت نیاز ندارند
- به راحتی قابل کنترل هستند
در بحث اتوماسیون اداری باید به این نکته توجه کنیم که پیاده‌سازی RPA جریان کار موجود را بازسازی نمی‌کند. با جایگزینی انسان و ربات اصل سازماندهی کار را تغییر نمی‌دهد. تنها زمانیکه اجرا کننده تغییر می‌کند، سرعت افزایش و تعداد خطاها کاهش می‌یابد.
RPA ابزاری است که می‌تواند وظایف اساسی را که BPM انجام می‌دهد گسترش و ارتقا دهد. در حالی که RPA و BPM اصطلاحات متفاوتی دارند، آنها مکمل یکدیگر هستند و وقتی با هم مستقر شوند، می‌توانند به تحول دیجیتال کمک کنند.
تفاوت‌های BPMS و سیستم ERP
ERPها ابزارهایی برای ذخیره‌سازی داده‌ها از مناطق مختلف در یک مکان واحد هستند، در حالی که BPMS یک راهکار یکپارچه برای مدیریت فرایند و اتوماسیون است. یکی از تفاوت‌های اصلی BPM و ERP این است که راه‌حل‌های BPM بیشتر بر فرایندها متمرکز هستند، درحالی‌که ERPها محدود به عملکردهای سازمانی می‌شوند. با این حال، با یک ERP، فعالیت‌ها به یک بخش خاص “گره خورده‌اند”. اما در طرف مقابل نرم افزار BPMS امکان ایجاد فرایندهای بین بخشی را فراهم می‌کند.
همچنین یک نکته مهم در تفاوت بین BPM و ERP توجه به این امر است که ERP معمولاً برای بدست آوردن ارزش کامل خود به عنوان یک اتوماسیون اداری به BPM نیاز دارد. یعنی می‌توان به کمک یک نرم افزار BPMS به راحتی یک ERP ساخت. علاوه بر این، راه‌حل‌های مدیریت فرایند کسب و کار انعطاف پذیرتر هستند و نیاز به تلاش کمتری برای پیاده سازی دارند.
در بحث اتوماسیون اداری BPM و ERP هر دو برای مدیریت فرایندها استفاده می‌شوند و حتی می‌توانند مشکلات مشابه را حل کنند. تفاوت‌های واقعی بین BPM و ERP ممکن است زمانی که یک ابزار BPMS با ERP یکپارچه شود قابل مشاهده باشند. در این حالت، BPMS می‌تواند سیستم‌ها، برنامه‌ها و مخازنی را که ممکن است یک سیستم ERP به آنها دسترسی نداشته باشد را گرد هم آورد. در تکمیل تفاوت‌های بین این دو، باید گفت یک راه حل مدیریت فرایند کسب و کار مشکل فرایندهای ناکارآمد را حل می‌کند که این امر در سیستم هایERP بسیار زمان‌بر خواهد بود. به طور کلی می توان گفت که مفهوم تغییر در یک سیستم ERP می تواند بسیار زمان بر باشد اما مفهوم تغییر، جزء جدانشدنی BPMS است و ایجاد تغییرات در فرایندها در یک BPMS به سرعت انجام می‌پذیرد.
به‌طور خلاصه، راه‌حل‌های BPM متمرکز بر فرایند هستند، درحالی‌که ERPها مسیر موازی متمرکز بر وظایف را دنبال می‌کنند.
یک ERP می تواند به کارمندان شما در بحث اتوماسیون اداری و مدیریت وظایف کمک کند، اما اگر احساس می کنید زمان آن رسیده است که شرکت شما چندین کار زنجیره ای را تنظیم کند و اطلاعات تاکتیکی و استراتژیک را جمع آوری کند، شکی نیست که BPM این ماموریت را بهتر انجام خواهد داد.
در حال حاضر اگر سازمان شما از یک ERP استفاده می‌کند و به اهدافی که توضیح داده شد دست نیافته است، به احتمال بالا سیستم مقصر نیست. این احتمال می‌رود که مشکل در فرایندها باشد و لازم است فرایندها به روشی که در ERP وجود دارد، متناسب با سازمان شما تغییر کنند. در این صورت، با پیاده سازی یک راه حل مدیریت فرایند کسب و کار، نتایج بهبود یافته ای را در سیستم ERP خود مشاهده خواهید کرد. به خاطر داشته باشید که راه حل BPM یک نیاز برای کمک به ایجاد یک سیستم ERP موفق است.
به صورت خلاصه به تفاوت های BPM و ERP در چند جمله می‌پردازیم:
- BPM یک راه حل یکپارچه برای مدیریت فرایند و اتوماسیون است. ERPها ابزاری برای ذخیره سازی داده‌ها از مناطق مختلف در یک مکان هستند.
- BPM یک شکاف مهم باقی مانده توسط ERP را با دیدگاه، ادغام و مدیریت فرایند محور پر می‌کند.
- راه حل‌های BPM بیشتر فرایندگرا هستند، در حالی که ERPها به عملکردهای سازمانی محدود می‌شوند.
- در یک ERP، فعالیت‌ها به یک بخش خاص گره خورده اند. در حالیکه راه‌حل‌های BPM امکان ایجاد فرایندهای بین بخشی را فراهم می‌کند.
- نرم‌افزار BPMS انعطاف پذیرتر است و در بیشتر موارد برای پیاده‌سازی به تلاش کمتری نیاز دارد.
- ERP اغلب به BPM نیاز دارد تا به آن کمک کند تا ارزش کامل خود را بدست آورد.
- راه‌حل‌های BPM اغلب مشکل فرایندهای ناقص و ناکارآمد را حل می‌کند اما این امر در ERP به سختی صورت می‌گیرد.
