آرشیو اسناد

مدیریت آرشیو اسناد چندرسانه ای

مدیریت محتوای (اسناد) چندرسانه‌ای و آرشیو اسناد یعنی فراهم ‌کردن سازوکاری برای طبقه‌بندی و ذخیره‌سازی اطلاعات در کوتاه‌ترین زمان و بهترین حالت ممکن. هر کسب‌وکاری با توجه ‌به اولویت‌ها و نیازهای خود با یکی از سیستم‌های مدیریت اسناد کار می‌کند. چندین روش برای این کار وجود دارد که بهترین آن آرشیو کردن اطلاعات است.

در واقع آرشیو کردن اسناد بخش مهمی از مدیریت محتواست که باعث دسته‌بندی و ذخیره کامل اطلاعات می‌شود. روش‌های زیادی برای حفظ و نگهداری اسناد چندرسانه‌ای وجود دارد که رایج‌ترین این شیوه‌ها شامل: ذخیره فیزیکی، آرشیوهای دیجیتال و اسکن (برای محتواهای متنی و تصویری) می‌شود. هر کدام از این روش‌ها معایب و مزایای خاص خود را دارند که در این بخش به طور مختصر به آن‌ها می‌پردازیم.

ذخیره فیزیکی:

قدیمی‌ترین روش نگهداری اطلاعات، ذخیره فیزیکی آن‌ها است. ذخیره فیزیکی اسناد یعنی نگهداری از مدارک کپی شده در بخش‌های بایگانی یک شرکت. استفاده از این روش برخلاف روش‌های دیگر احتمال هک ‌شدن و دسترسی افراد به دیتاها را به طور کامل از بین می‌برد؛ اما در این میان مشکلات خاص خود را هم دارد. به عوان مثال:

برای آرشیو فیزیکی اسناد به فضای زیادی نیاز دارید که این فضا باید به مرور زمان بزرگ‌تر هم شود چون تعداد اسناد آرشیو شده همیشه در حال افزایش است. از طرفی ویرایش اسنادی که به این صورت آرشیو می‌شوند هم کار بسیار دشوار یا نشدنی است بنابراین اطلاعات همان‌طور که از قبل وجود داشت باقی می‌ماند و امکان اصلاح آن‌ها وجود ندارد. علاوه بر موارد گفته شده احتمال از بین‌ رفتن اسناد به دلیل آتش‌سوزی، زلزله و موارد مثل این‌ها نیز وجود دارد.

توجه داشته باشید که آرشیو کاغذی اطلاعات با توجه به محدودیت‌ها و هزینه‌هایی که دارد در بعضی از مواقع الزامی است. به عنوان مثال استفاده از آرشیو فیزیکی برای ادارات یا مراکزی مثل کتابخانه، دفاتر اسناد رسمی، دایره حقوقی بانک‌ها و … که به اصل مدارک نیاز دارند امر مهمی است.

ذخیره دیجیتالی:

متداول‌ترین روش نگهداری اسناد، آرشیو دیجیتالی آن‌ها است که به دلیل کارآمدی و استفاده آسان، شرکت‌های زیادی از این روش استفاده می‌کنند. در این روش، از اسناد چندرسانه‌ای، کپی دیجیتالی تهیه کرده و آن‌ها را به‌ صورت فایل در هارد، سرورها، گوگل درایو (فضاهای ابری) و کامپیوتر ذخیره می‌کنید. آرشیوهای دیجیتالی به دلیل قابلیت دسترسی آسان در بین افراد و کسب‌وکارها محبوبیت زیادی دارند.

آرشیو اسناد در فضای ابری:

آرشیو اسناد در فضای ابری یا در نرم‌افزارهای ایمن باعث حفظ و نگهداری اطلاعات شما می‌شود. از طرفی استفاده از یک سیستم مدیریت محتوای رسانه‌ای مثل آرشیو دیجیتال می‌تواند مانع از بروز مشکلاتی مثل از بین رفتن ناگهانی اطلاعات شود. داشتن آرشیو دیجیتالی همانند سایر روش‌ها معایبی هم دارد. از جمله مهم‌ترین نکات منفی این روش عبارتند از: احتمال هک ‌شدن و دسترسی افراد دیگر به اطلاعات در روش ذخیره دیجیتالی؛ از بین رفتن دیتاهایی که فقط در یک دستگاه ذخیره و نگهداری می‌‌شوند.

اسکن اسناد:

سکن کاغذی نوعی روش ذخیره‌سازی اطلاعات است که در آن اسناد کاغذی را اسکن کرده و به‌صورت دیجیتالی ذخیره می‌کنند. در این روش شما هم آرشیو فیزیکی دارید و هم آرشیو دیجیتالی. در واقع با کمک اسکن فوری هم امنیت تمام محتواها حفظ شده و هم دسترسی به سندی خاص آسان‌تر می‌شود. اما این روش معایبی هم دارد که مانع از استفاده عمومی از آن می‌شود.

از جمله معایب اسکن کاغذی این است که سرعت دسترسی به اطلاعات در آن از آرشیوهای دیجیتالی بسیار کمتر بوده و داده‌ها در معرض خطرات امنیتی مثل هک‌شدن قرار می‌گیرند. همچنین جمع‌آوری محتوا برای اسکن فوری نیاز به زمان بیشتری دارد. در کشور ما مراکز و شرکت‌های زیادی از این روش برای مدیریت آرشیو استفاده می‌کنند. به عنوان مثال: دانشگاه‌ها، دادگستری، ثبت احوال و … چند نمونه از این مراکز هستند.

نرم افزار و اپلیکیشن آرشیو اسناد چندرسانه‌ای:

مدیریت محتوا به کمک اپلیکیشن یا نرم‌افزار بهترین روش برای طبقه‌بندی و ذخیره‌ اطلاعات است. همه مشاغلی که نیاز به آرشیو اسناد چند رسانه‌ای مثل ویدئو دارند به خصوص کسب‌وکارهایی که در حوزه رسانه فعالیت می‌کنند می‌توانند با استفاده از این ابزار دیتاهای خود را طبقه‌بندی کنند. یکی از بهترین نرم‌افزارهایی که برای آرشیو محتوای چند رسانه‌ای وجود دارد dalet broadcast است. دَلت برودکست یک سامانه جامع و قدرتمند برای مدیریت و توزیع فایل‌های چند رسانه‌ای است.

نرم‌افزار مدیریت فایل های چندرسانه ای صمیم

نرم‌افزار مدیریت محتوای صمیم یک سیستم کارآمد برای مدیریت محتواهای صوتی، تصویری و ویدئویی است که با در نظر گرفتن استانداردهای خاص اقدام به ایجاد، مدیریت و سطح‌بندی اطلاعات می‌کند. کسب‌وکارهایی که فعالیت ‌آن‌ها ارتباط زیادی با محتوای چندرسانه‌ای دارد بیشتر از بقیه نیاز به طبقه‌بندی، ذخیره اطلاعات و امکان دسترسی آسان به آن‌ها را دارند. به بیان ساده‌تر استفاده از سیستم مدیریت محتوای چندرسانه‌ای راهکاری کارآمد برای طبقه‌بندی، جستجو پیشرفته، ادیت و انتشار محتوا است. این نرم‌افزار مدیریت فایل‌های چندرسانه‌ای را می‌توان یک سامانه هوشمند دانست که با استفاده از تکنولوژی BPM یا Business Process Management تمام فرایندهای عملیاتی انتشار یک محتوا را مثل: غنی‌سازی محتوا، برچسب‌گذاری، جستجو، طبقه‎ بندی و انتشار آن در کوتاه‌ترین زمان انجام می‌دهد.

قابلیت های نرم افزار آرشیو اسناد و مدیریت محتوای چندرسانه ای

تگ‌گذاری در قسمت‌های مختلف فایل‌ها:

شما می‌توانید با استفاده از این قابلیت، لحظه‌به‌لحظه هر محتوای ویدئویی را برچسب‌گذاری کرده و از تمام رخدادهای آن اطلاعات کافی داشته باشید. برچسب‌گذاری یعنی ثبت وقایع اتفاق افتاده در آن لحظه خاص در فیلم یا هر محتوای دیگری. قابلیت برچسب‌گذاری یا تگ‌گذاری به شما امکان استفاده از میکروسرویس‌های تشخیص کاراکتر (OCR) Optical Character Recognition ، تشخیص چهره و تبدیل صدا به متن را می‌دهد تا بتوانید محتواهایی مثل: فایل‌های صوتی، تصاویر، متن و … را نیز برچسب‌گذاری کنید.

جستجوی آسان و سریع محتوا:

قابلیت جستجوی آسان این امکان را فراهم می‌کند که محتواهای تگ‌گذاری شده را به‌ راحتی و در کوتاه‌ترین زمان پیدا کنید. همچنین می‌توانید با استفاده از این قابلیت فیلترها را شخصی‌سازی کنید تا از بین محتواهای موجود، تگ‌های که دستی یا اتوماتیک ایجاد شده‌اند را در سریع‌ترین زمان ممکن جستجو کند.

تنظیم زمان پخش برنامه:

نرم‌افزار یا اپلیکیشن مدیریت فایل‌های چندرسانه‌ای دارای ابزاری به نام کنداکتور یا چیدمان پخش است. با استفاده از این ابزار می‌توانید زمان پخش محتواهای یک شبکه پخش را مشخص کنید. به عبارتی ابزار کنداکتور قادر است زمان شروع و پایان برنامه‌ها و چیدمان آن‌ها را کنترل کند؛ بنابراین به کمک نرم‌افزار مدیریت اسناد چندرسانه‌ای می‌توانید پکیج برنامه‌های یک شبکه مثل شبکه تلویزیونی را برای مدت‌ زمان دلخواه و در قالب‌های استاندارد مثل BXF طراحی کنید.

نظارت بر آرشیو محتوا:

در اپلیکیشن‌های مدیریت محتوا، این قابلیت وجود دارد که همه تغییراتی که بر روی نسخه کم‌حجم اعمال می‌کنید به صورت خودکار بر روی نسخه اصلی هم اعمال شود. علاوه بر این، تغییرات انجام شده، بر روی استوریج برخط سامانه‌ و LTO هم ذخیره می‌شود. نظارت بر آرشیو محتوا یکی از قابلیت‌هایی است که باعث بهینه شدن زمان تولید محتوا می‌شود.

کاربرد و ویژگی آرشیو محتوای چندرسانه‌ای

نرم افزار مدیریت فایل چند رسانه‌ای صمیم با توجه به قابلیت‌های گفته شده می‌تواند امکانات قابل توجهی برای کسب‌وکارهایی که در حوزه ویدئوکست فعال هستند ارائه دهد. بعضی از کاربردهای این سیستم در بخش مدیریت محتوا شامل موارد زیر می‌شود:

بایگانی کامل اسناد:

در آرشیو کردن اسناد چندرسانه‌ای با استفاده از روش‌های قدیمی (که در قسمت بالا به آن‌ها پرداخته‌ایم) هیچگاه نمی‌توان تمام اطلاعات را به صورت کامل ذخیره یا طبقه‌بندی کرد. به عبارتی می‌توان گفت در همه موارد، بخشی از دیتاها ثبت و ضبط نمی‌شوند. در صورتی که باید همه دیتاها ثبت شوند. در این حالت آرشیو به وجود آمده کامل نخواهد بود. این مشکل با کمک نرم‌افزارهای آرشیو اسناد چندرسانه‌ای برطرف می‌شود.

عدم محدودیت زمانی و مکانی:

استفاده از یک سرویس ذخیره اسناد مثل نرم‌افزارها یا اپلیکیشن‌های آرشیو محتوا این امکان را به شما و همکارانتان می‌دهد که در هر زمان یا مکانی به اطلاعات دسترسی پیدا کنید. نرم‌افزارهای تولید محتوا به‌روز‌ترین سرویس‌های آرشیو اسناد هستند بنابراین زودتر از بقیه روش‌ها شما را به اطلاعات مورد نیازتان می‌رسانند.

طبقه‌بندی محتوا:

یکی از مهم‌ترین مواردی که در مدیریت اسناد چندرسانه‌ای اهمیت دارد نوع طبقه‌بندی اطلاعات است. برای اینکه بتوانید از داده‌ها به شکل کارآمدی استفاده کنید باید آن‌ها را در دسته‌های مشخص و منطقی قرار دهید تا زمانی که به آن‌ها نیاز پیدا کردید بدون کمترین مشکل به آن‌ها دسترسی داشته باشید.

سطح‌بندی اطلاعات:

سطح‌بندی از پراهمیت‌ترین فاکتورهای مدیریت محتواست که در سه بخش ورود داده‌ها، ویرایش و انتشار خلاصه می‌شود. در این میان هر چه نرم‌افزار مدیریت محتوا تخصصی‌تر باشد سطح‌بندی‌ها جزئیات بیشتری را در بر می‌گیرند. به عنوان مثال با کمک این قابلیت در کنداکتور یک شبکه می‌توان مشخص کرد که در هر کدام از بخش‌ها چه دسترسی‌هایی وجود داشته باشد.

کاربری آسان: استفاده آسان از یک سیستم مدیریت محتوا یکی از مهم‌ترین شرط‌های انتخاب آن است. قابلیت دسترسی آسان یعنی رسیدن به تگ‌های مورد نظر در کوتاه‌ترین زمان، ایجاد ارتباط بین محتواهای آرشیو شده با توجه به نیازهای یک مجموعه و امکان ایجاد تغییرات در بخش‌های مختلف.

نحوه خرید و قیمت نرم‌افزار مدیریت فایل‌های چندرسانه‌ای

با توجه به موارد گفته شده در قسمت‌های قبل، نرم‌افزار و اپلیکیشن مدیریت فایل‌های چندرسانه‌ای صمیم یکی از به‌روزترین نرم‌افزارهایی است که می‌توان برای مدیریت انواع محتوا استفاده کرد. اگر برای کسب اطلاع و یا خرید نرم‌افزار مدیریت فایل چندرسانه‌ای نیاز به مشاوره دارید می‌توانید با کارشناسان ما در شرکت صمیم ارتباط برقرار کنید.