جهت تعریف نرم افزار BPMS باید ابتدا با مفهوم BPM و اهمیت آن آشنا شویم.

مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management) یک رویکرد سازمان یافته برای افزایش کارایی فرآیندها در سازمان است. BPM از روش های مختلفی برای تجزیه و تحلیل و درک واقعیت فعلی فرآیندهای تجاری استفاده می کند و به تصمیم گیری های صحیح در جهت افزایش بهره وری سازمان کمک می کند. به بیانی دیگر مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) رویکردی جهت بهبود فرآیندهایی است که سازمان ها برای خدمت به مشتریان خود و ایجاد ارزش تجاری از آنها استفاده می کنند. در رابطه با مفهوم فرایند نیز به زبان ساده می توان گفت که فرآیند کسب و کار یک فعالیت یا مجموعه ای از فعالیت ها است که به تحقق اهداف سازمان مانند افزایش سود یا ارتقای تنوع نیروی کار و … کمک می کند.

مفهوم BPM با مفهوم پویایی و تغییر گره خورده و بهره گیری از این مفهوم توسعه پذیری و اصلاح را در سازمان ها ساده کرده است. در طول سال‌های گذشته، BPM یا همان مدیریت فرآیند های کسب و کار، انواع روش‌های بهینه‌سازی، از شش سیگما (Six Sigma) و مدیریت ناب (lean management) گرفته تا متد های چابک (Agile) را در خود جای داده است. بنابراین هر نرم افزار یا سامانه ای که بتواند مفهوم BPM  را در سازمان ها پیاده کند با عنوان نرم افزار BPMS شناخته می شود.

برای درک بهتر اهمیت مدیریت فرآیند های کسب و کار، نظر شما را به برخی از آمار و ارقام ارائه شده در سازمان ها و سایت های معتبر جهانی همچون Statista، Gartner، BPM Survey Report و … جلب می کنیم:

• به گفته گارتنر، استفاده از چارچوب مدیریت فرآیند کسب و کار در هر فرآیندی، میزان موفقیت را تا 70 درصد افزایش می دهد.
• انتظار می رود بازار جهانی مدیریت فرآیند کسب و کار از 11.84 میلیارد دلار در سال 2021 با نرخ رشد ترکیبی سالانه (CAGR) 12درصد به 26.18 میلیارد دلار در سال 2028 افزایش یابد.
• مطالعه ای که توسط Lukasz Tartanus از Procesowcy در سال 2016 انجام شده، نشان می دهد که تنها 4٪ از شرکت های مورد مطالعه فرآیند های سازمانی خود را مدیریت، پیگیری و اصلاح می کنند.
• بر اساس نظرسنجی دیگری، تنها 1 درصد از شرکت ها، فرآیندهای کسب و کار خود را به اندازه کافی تحت کنترل دارند تا به طور کامل به مزایای مالی طرح های تحول دیجیتال خود پی ببرند.
• بر اساس ارزیابی مدل بلوغ BPM گارتنر، 75 درصد از سازمان ها هنوز در میانه راه استانداردسازی و خودکارسازی فرآیندهای خود هستند.
• Forrester ادعا می کند که مزایای BPM و سیستم های BPMS می توانند بهره وری سازمان ها و شرکت ها را بین 30 تا 50 درصد افزایش دهند. این در حالی است که این افزایش بهره وری در سازمان هایی که از پروژه های معمولی IT و یا ERP برای مدیریت فرآیند های خود استفاده می کنند تنها 25 درصد است.
• بر اساس بررسی دیگری که گارتنر انجام داده است، 81 درصد از سازمان‌هایی که بروی پیاده سازی نرم افزار های BPMS سرمایه گذاری کرده اند، نرخ بازگشت داخلی(IRR)، بالاتر از 15 درصد داشته اند.

نرم افزار Media BPMS صمیم از دو بخش موتور های اصلی BPMS و نرم افزار های کاربردی BPMS تشکیل می شود. این سامانه با اضافه شدن بخش پایگاه داده، رابط کاربری، میکروسرویس ها و بخش مدیریت میکروسرویس ها تکمیل و قابل ارائه به سازمان های مختلف می باشد. در زیر به قسمت های مختلفدو بخش اصلی این راهکار به صورت مختصر پرداخته شده است:

• موتور سامانه: توسط این بخش اجرای چند نسخۀ مختلف از سامانه به صورت همزمان، قابلیت چند موتوره، چند دپارتمانی و چند دیتابیسی در دسترس می باشد. با استفاده از این قابلیت و تعریف موتورهای سامانه می‌توان نسخه‌های مختلفی از سامانه را با پایگاه داده‌های مستقل از هم در اختیار داشت.
• موتور اجرای فرآیند: هر نسخه از فرآیندهای موجود در نرم افزار BPMS توسط یک هستۀ مرکزی تحت عنوان موتور یا Engine اجرا می‌شود. به سیستمی که فرایندهای مختلف را شروع و مدیریت می‌کند، موتور فرایند یا Process Engine گفته می‌شود. در صورت پیاده‌سازی قابلیت چند دپارتمانی از نوع چندموتوره، موتورهای تعریف شده در سامانه منجر به راه‌اندازی یک موتور فرایند مجزا نیز خواهند شد. در این صورت، موتور فرایند تعریف شده معادل با همان موتور سامانه خواهد بود. در صورتی که قابلیت چندموتوره با پایگاه دادۀ مشترک در سامانه فعال شده باشد، به ازای تعریف هر موتور سامانه یک موتور فرایند ایجاد نخواهد شد؛ بلکه ممکن است چند موتور سامانه به یک موتور فرایند مرتبط باشند. علاوه بر مدیریت فرایندها، موتور فرایند وظیفۀ واگذاری وظایف خارجی به ماشین‌های Worker را نیز برعهده دارد.
• موتور اجرای گزارش های پویا: اجرای گزارش‌های طراحی شده توسط موتور گزارش‌ساز توسط این بخش از نرم افزار BPMS انجام میشود، گزارش‌های شخصی سازی شده بر اساس جداول از قبل طراحی شده (در برنامه مدیریت پایگاه داده) ارائه می‌دهد.
• موتور اجرا فرم های کاربری: مدیریت اجرا و ارائه UI های طراحی شده توسط اپ فرم‌ساز به عهده این موتور است.
• موتور جستجو: ارایه فرم‌های جستجو به صورت کاربر پسند و ساده، جستجو بر روی تمامی فیلدهای اطلاعاتی مورد نظر، ایندکس گذاری بر روی کلیه فیلدهای متنی جهت افزایش سرعت جستجو، تعریف و ذخیره فرم‌های جستجو و مشاهده نتایج به صورت جدول، جستجوی ترکیبی با استفاده از فیلدها و جداول، مرتب‌سازی نتایج جستجو، ایجاد انواع فیلترها برای دریافت خروجی در جستجو، قابلیت جستجو بر اساس عملیات تعریف شده برای فرآیندها، تولید خروجی اکسل از نتایج جستجو
• امنیت:‌ احراز هویت از طریق LDAP، احراز هویت دو عاملی توسط این بخش انجام می شود.
• موتور رابط بین سامانه ای:‌ این موتور امکان ارتباط با API های خارجی از قبیل وب‌سرویس‌ها را ارائه می‌دهد.

• مدل ساز فرایندها: تطبیق با استاندارد 2.0 BPMN، مدلسازی و سفارشی سازی هر نوع فرآیند سازمانی با توجه به سطوح مختلف دسترسی کارکنان، محیط گرافیکی کاربر پسند به صورت Drag and Drop با همه امکانات موجود در استاندارد، تعریف وظایف اصلی و فرعی کارکنان، ذخیره، آرشیو، فراخوانی، رهگیری و استقرار مدل ها در زمان دلخواه، ویرایش هر فرآیند در سورس کد و اسکریپت مرتبط در سامانه، آنالیز و بررسی هر فرآیند در زمان اجرای مدل سازی و نمایش خطاها و هشدارهای مرتبط، تعریف سطوح مختلف دسترسی برای وظایف و فرآیندهای مدلسازی شده، Import و Export مدل فرآیند ها بر اساس استاندارد، مدلسازی و سفارشی سازی تصمیم های سازمانی با توجه به سطوح مختلف دسترسی کارکنان در این بخش از نرم افزار BPMS انجام می شود.
• فرم ساز: طراحی و سفارشی سازی فرم های متنوع موجود در نرم افزار BPMS بدون نیاز به دانش کدنویسی، استفاده از فیلدها و ابزارهای حرفه ای طراحی فرم، شامل فیلدهای عمومی، تگ های html، جداول و تب های پایگاه داده و …، استفاده از فیلدهای چند رسانه ای شامل کنداکتور، مدیا ادیتور، پی دی اف، تصویر و پخش کننده ویدئو، Save، Import و Export فرم ها و قالب های طراحی شده، دسترسی به سورس کد فرم ها جهت ویرایش، مشاهده پیش نمایش فرم ها در حین طراحی، قرارگیری فرم ها در فرایند ها، گزارش ها، داشبوردها و…، مدیریت دسترسی و مجوزهای لازم برای ایجاد، ویرایش و حذف فرم ها
• مدیریت وظایف و کارتابل:‌ مشاهده، مدیریت و پایش وظایف براساس سطوح دسترسی، سفارشی سازی کارتابل بر حسب سطوح کاربری، فیلتر های سفارشی، جستجوی پیشرفته و دقیق وظایف بر اساس حداقل 25 پارامتر مختلف، ایجاد، انجام یا تخصیص وظایف به کاربر یا گروه کاربری دیگر، تعریف تاریخ سررسید و پیگیری به ازای هر وظیفه، مشاهده و پایش گردش و تاریخچه هر وظیفه از زمان ایجاد و نمونه سازی، افزودن یادداشت و پانوشت برای هر وظیفه با قابلیت رهگیری یادداشت ها
• مانیتورینگ فرایندها: نظارت بر تمام رویدادها و فرآیندهای سازمانی درحال اجرا به صورت تکی یا دسته ای، نمایش و پایش هر فرآیند به همراه وضعیت دقیق نمونه های در حال اجرا، پایش لحظه ای هر نمونه فرآیند در قالب Heat Map مجزا با امکان رهگیری مقدار هر پارامتر و رویدادهای تخصیص یافته، معلق کردن یک فرآیند به صورت لحظه ای یا تأخیر دار، تغییر اولویت هر فرایند یا وظیفه در زمان شروع اجرای فرآیند مربوطه، دسته بندی سفارشی فرآیندهای در حال پیشرفت و پایان یافته، مرتب سازی نمونه فرآیندها براساس وضعیت پیشرفت و رویدادهای مرتبط، پایش اطلاعات تکمیلی هر نمونه فرآیند شامل : شناسه استقرار ، مدت زمان نگهداری تاریخچه، کلید ، شناسه ، برچسب نسخه ، نام و نمونه های در حال اجرا و … در این بخش از نرم افزار BPMS انجام می شود.
• مدیریت پایگاه داده: تعریف و پیکربندی انواع Dataset و فرم فهرستی سفارشی سازی شده بر روی جداول متنوع پایگاه داده ای، ایجاد یک جدول پایگاه داده ای جدید به همراه تعریف همه ستون ها و خصوصیات فیلدی مرتبط با کمک ابزار بصری و بدون نیاز به دانش کدنویسی و SQL، ویرایش هر جدول پایگاه داده ای در سطح : ستون ها، مدیریت یکتایی ستون ها، کلید خارجی، کلید داخلی، تعریف وابستگی ها، تخصیص/عدم تخصیص فرم، استانداردسازی جداول پایگاه داده ای تا سطح 3NF با کمک ابزار بصری و به صورت Drag and Drop، افزودن کلید خارجی/داخلی و ایجاد ارتباطات آنها بین جداول مختلف، تعریف انواع وابستگی جدولی : یک به چند – یک به یک – چند به چند در همه سطوح پایگاه داده ای، تعریف دقیق دسترسی ها و مجوزهای مرتبط با هر پایگاه داده و جدول به صورت مجزا، تهیه نسخه پشتیبان از تمام جداول یا بخشی از آنها به صورت اتوماتیک و دستی، همگام سازی جداول اصلی و پشتیبان به صورت دستی و اتوماتیک، پیکربندی پایگاه داده در قالب SQL Server و PostgreSQL، درون ریزی و برون ریزی جداول و پایگاه داده ها به صورت برخط
• گزارش ساز:‌ ایجاد کوئری های مختلف و سفارشی سازی شده از همه جداول پایگاه داده ای با کمک ابزار بصری و بدون نیاز به کدنویسی، ایجاد و اجرای کوئری های تکی و دسته ای به صورت دستی و اتوماتیک بر روی جداول پایگاه داده ای، ذخیره هر کوئری و امکان باز استفاده از آن در آینده، برون ریزی هر کوئری ایجاد شده به صورت فایل خروجی استاندارد، اجرای کوئری های همزمان و پایش آنها به صورت برخط، سفارشی سازی و فیلترسازی هر ستون مورد نیاز در کوئری، دریافت و دانلود رکوردهای خروجی هر کوئری در قالب فایل چاپی، اکسل و CSV، مدیریت دسترسی و مجوزها به جداول و عملگرهای تولید کوئری، پایش لیست کوئری های موجود و امکان ویرایش و حذف آنها توسط کاربر دارای دسترسی، تعریف و اختصاص انواع پارامتر ورودی و خروجی برای دریافت گزارش های اختصاصی
• مدیریت سامانه: در این قسمت از نرم افزار BPMS ایجاد کاربران جدید و ویرایش اطلاعات کاربری، تعریف گروه کاربری با لحاظ کردن خصیصه ها و اطلاعات مرتبط با هر گروه، مدیریت دسترسی ها و مجوزها به ازای هر وظیفه، فرآیند، نمونه فرآیند، تصمیم، نمونه تصمیم، منو، داشبورد ، گزارش، استقرار ، جدول پایگاه داده ای و فرم به صورت کاملا پویا و سفارسی محور، استفاده از احراز هویت دو مرحله ای 2FA به دو صورت پیامکی و نرم افزاری، پایش و مانیتورینگ میکروسرویس ها، منابع، کاربران و جداول، تعریف و پایش معیارهای اجرایی مشابه Flow Nodes Instances (FNI) ،Executed Decision Elements (EDE) ،Process Instances (PI) ،Decision Instances (DI) ،Task Users (TU)
• مدیریت داشبورد:‌ این نرم افزار به کمک طراحی، ساخت و مدیریت داشبورد های عملیاتی دسترسی های اختصاصی به قسمت های مختلف سامانه ایجاد می کند تا انجام وظایف را تسریع بخشد، طراحی داشبوردهای مختلف از فرآیندها و کارهای جاری، طراحی جستجوهای متنوع در فضای داشبورد، طراحی و افزودن طراحی های گزارشات متنوع مرتبط در فضای داشبورد، تنظیم فضای صفحه داشبورد و چیدمان بخشهای مختلف بر اساس سایز صفحه